编者按 《政府采购信息报》3月23日1156期四版刊登了广西壮族自治区政府采购中心法律顾问沈德能和该中心的工作人员刘殷撰写的《中标通知发送 首选手机短信》一文，在分析中标（成交）通知书的生效时间、不同发送方式及其差异的基础上，提出了采取手机短信作为首选的中标（成交）通知发放方式的建议。为使对这一问题的探索更具可操作性，本报编辑再次约请两位作者就手机短信发送中标（成交）通知书的操作细节和技术需求等问题撰文进行详细说明。今刊发该文，与读者共飨。

同时，由于采购操作中短信平台的趋势是与政府采购电子化融合，所以将此文放入《政府采购信息报》“政府采购电子化研究”系列课题的“短信平台”部分。欢迎读者继续就有关话题进行深入探讨。

发出中标（成交）通知书的方式可以有：1.传统的邮寄发出。2.传真、手机短信、即时通讯、电子邮件的方式发出。3.电话口头通知。4.电报、电传发出中标（成交）通知书。5.在电子化采购时，通过电子化操作系统发出。6.中标（成交）供应商，直接到招标采购单位领取中标（成交）通知书。

为了防止因通知书发出和收到之间时间差异而导致不必要的纠纷，笔者认为用手机短信发送中标成交通知书是最佳选择。

因为手机短信具有快捷、简便、固定、接收方身份容易确定、证据容易保存和调取的特点，证据效力与纸质书面文件一致。而邮寄方式会导致发出时间和收到时间不同，容易在采购实践中引起生效时间上的误解和纠纷；电话、传真、即时通讯、电子邮件的方式则有不容易固定，容易改变其内容，对方身份确定困难、证据保存调取不易的缺点，也容易出现误解和纠纷；电子化操作系统发出也没有手机短信这样及时迅速，因为一般情况下手机都是开机接收信息，而采购操作系统则不一定都处于接收信息状态（如电脑未开机、网络问题等）。

那么，手机短信发送中标（成交）通知书具体应如何操作呢？笔者认为，负责通过手机短信发出中标（成交）通知书的采购代理机构或者采购人应当做好如下几方面的工作。

准确收集有效手机号码

应当在采购文件中明确：采购代理机构或采购人可以要求供应商提供其法定代表人或委托代理人的手机号码，并就该手机号码的使用范围和保密政策进行说明。在采购的诸多环节中，收集参加采购的供应商法定代表人或者委托代理人的手机号码这个工作最好在供应商交投（竞）标文件时进行，此时应当要求参加采购的供应商登记其法定代表人或者委托代理人的手机号码。同时在登记表上要用黑体粗字特别提示登记的手机号码可以用于接收中标成交等重要通知，要求登记时必须保证准确无误，经常开机，如果更换号码必须及时通知更改等。如果是招标项目则应当在开标结束前由主持人在现场再次提示登记的手机号码应当保持畅通以便联系和接收通知。如果采用电子化操作则，在供应商登记进入供应商信息库时，在相关的登记表格中，要求供应商登记具体参加采购的工作人员的手机号码，同时也要特别提示此手机号码的重要性以及使用要求（大致与前述的非电子化采购相同）。

选择专人负责发出短信

一般选择有权发布中标（成交）公告的人同时负责发出短信中标通知书。为了防止发出短信中标通知书的混乱，防止其中可能出现的诸如泄密、发出内容不全、格式不规范、短信诈骗、错发信息等问题，必须由专人负责此项工作，专人负责保管好发出短信的手机或者密码。

由各个项目负责人共用账户和密码自己发出中标（成交）通知书的做法不值得提倡，这样做容易泄漏密码，容易被外人利用短信平台乱发信息，甚至被不法分子进行短信诈骗。因为中标（成交）后，中标（成交）供应商就获取了商业机会，如果有人利用发出中标（成交）信息的机会，要求供应商支付各种名目的费用，供应商很可能上当受骗。同时出于保护手机主人隐私的考虑，要知道、掌握手机号码的人越少就越好，越安全。

构建短信发送平台

非电子化操作模式下，一般而言，有下面几种媒介可供选择：1.专用手机。采购代理机构或者采购人设置专门用于发出中标（成交）通知书手机号码，由专人保管和使用。但由于在手机上发出短信操作不便，功能不全，不提倡使用该媒介。2.电信企业短信平台。目前大电信企业均有类似的短信平台，如中国电信的“企信通”，中国移动、中国联通的“短信通”等。这些短信平台又有不同的操作模式，如WEB模式，CRM模式，API模式，SDK模式等。3.单位内部短信平台。基于单位自动化办公需要而开发的一套短信收发软件，利用单位内网、服务器等即可发出手机短信。

在电子化采购操作模式下，则是在操作平台上设置手机短信通知功能，系统就能根据需要发出手机短信中标（成交）通知书。

短信通知书的内容和格式

内容应简洁精炼

法律法规并没有规定中标（成交）通知书必须包含的内容，采购实践中纸质中标（成交）通知书包含的内容较多，还有不少注意事项等。考虑短信通知书的及时和简便性，根据招标采购的特点，结合采购实践，短信中标（成交）通知书的内容可以不完全照搬纸质中标（成交）通知书的内容，只需包含以下内容即可：中标（成交）人名称，采购项目名称编号，中标（成交）金额，联系人及电话号码，发出方的名称。在采购文件中应当明文说明内容的格式、并规定信息指定的发送平台。

短信通知书的参考格式

中标（成交）通知书

中标（成交）供应商全称：

采购项目名称、编号 经评审，贵公司（单位）为          分标（无分标时不填） 中标（成交）人，中标（成交）金额为人民币　　　 万元。请贵公司接到本中标（成交）通知书后 　　　  天内与联系人 姓名 联系办理有关签订采购合同的手续，联系电话         。

采购代理机构或者采购人名称

短信发送平台须具备八项功能

不管采用那种短信平台发出中标（成交）通知书，都必须符合下列基本要求：

短信群发功能

虽然每个项目的中标（成交）供应商只有一个，只需发出一次通知。但是为了检验是否发送成功，可以同时发送给操作方自己的手机一份。根据《中华人民共和国招标投标法》第四十五条“中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。”《中华人民共和国政府采购法》第三十八条“并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。”的规定，在发出中标（成交）通知书的同时，也要将中标（成交）结果通知所有未中标（成交）的供应商。而未中标（成交）的供应商是多数，因此短信平台应当具有群发功能，才能满足法律规定的既发出中标（成交）通知书又将中标（成交）结果通知所有未中标（成交）的供应商的要求。

历史记录应不可删除和修改

这些历史记录至少包含：已经成功发出短信的记录、发出短信的内容记录、发出时间的记录、对方收到情况的记录、对方回复的时间和内容记录。这些历史记录都是证明短信中标（成交）通知书已经发出，已经具有法律效力和通知书内容的根据，也是证明中标（成交）的供应商已经收到短信通知的根据，当然也是证明未中标（成交）的供应商收到中标（成交）结果通知的根据。

根据诉讼证据的相关规定，手机短信属于书证的一种，是合法的证据，一旦出现任何纠纷都可以以此为证据证明相关的事实。

查询功能

短信平台应能方便查询历史记录，为查证相关事实提供支持。

内容模板格式化

短信的内容模板应格式化，除中标（成交）人名称，项目名称编号，中标（成交）金额需填写外，其他不能修改和增加。

重发功能

在发送失败后，无须再次输入即可重发，减少工作量。

发出方代码固定

发出方的固定代码应不可修改（如手机号码或者专用代码），以便接收方辨别信息的来源。

确保数据存储安全

数据存储在第三方数据库且后台无法修改。数据存储于第三方数据库如电信企业数据库、电子化操作系统数据库等。可以在出现纠纷时从第三方数据库取证（查询和提取数据），并由第三方出具有关证明，以提高证据的公信力。

数据可导出保存并备份

所有的数据均可以导出并保存于本地硬盘或者移动硬盘，以防止出现意外事故，导致数据丢失。

目前多数短信平台都可以实现上述功能，鉴于采购代理机构或者采购人发出中标（成交）通知书和中标（成交）结果通知的短信数量不多，在非电子化采购操作条件下可以考虑采用电信企业的WEB模式短信平台。

WEB模式短信平台完全具备上述功能，无须下载软件，无须安装，直接在网页上操作，数据存于电信企业数据库便于查询和取证。

注意安全 预防泄密

短信发送中标（成交）通知书的安全防范措施包括三个方面：第一、设专人进行发送。第二、发送中标（成交）通知书的信息平台必须具备符合国家制定的安全保密标准的条件。第三、建立中标（成交）通知书发出的岗位责任制。

专人负责 保守机密

中标（成交）通知书在操作过程中会涉及供应商手机号码泄密，发出内容不全，格式不规范，短信诈骗，错发信息等问题，因此发放应该由专职人员来进行操作。当项目的中标（成交）结果审批通过后，由项目负责人通过内部网络移交到专人统一进行发送操作。所有的资料都集中在专人手上，由专人对资料进行整理、校核。在这个程序中，发送中标（成交）通知书的信息平台只有该专人有权限操作。

另外，在发送过程中还涉及供应商的手机号码等私人信息，手机号码通过以下两个渠道收集：第一、递交采购文件时登记；第二、采购代理机构内部的供应商信息库。采购代理机构或采购人需根据具体工作制定相关保密规定以制约相关登记、保管供应商手机号码和短信中标（成交）通知书发送操作人员的行为准则，避免出现供应商手机号码信息保密不当或短信发送平台账号外泄造成的不良后果。比如：项目负责人在向发送专人移交中标（成交）信息时，不得通过单位内网以外的方式移交。发送中标（成交）信息专人拥有惟一信息发送权限，有独立登陆平台账号及密码。

信息平台应满足保密需要

在非电子化采购操作时采购代理机构或采购人在选择发送中标（成交）通知书信息平台的问题上，应当选择具备有国家相关保密政策规定的电信运营企业，在与电信运营企业签订的协议中，明确各方的权利和义务，对于数据的保密和保管责任要特别清楚明确，特别要求电信运营企业满足如下要求：

1.操作密码最好采用手机动态密码，不使用固定密码。每次登录时都由短信平台临时将动态密码发送到发送专人的手机上，每次密码都不相同，而且密码只能在几分钟内有效，超过时间需重新获取新的动态密码。

2.电信运营企业对所有的数据都负有保管和保密的责任，除了发送专人凭动态密码登录可以查询和导出数据外，其他任何人包含电信运营企业工作人员均无权查询和使用数据。

3.电信运营企业须实时进行数据备份，防止系统出现问题时数据丢失。在电子化采购操作条件下，采购代理机构和采购人也需要与操作系统提供者（如果操作系统不是自己的）通过签订协议解决上述问题。

短信与纸质通知书内容有差异时应慎重处理

传统模式与电子化模式要求不同

在非电子化采购模式下，短信中标（成交）通知书与纸质中标（成交）通知书应当同时存在，但作用不同。在通过短信发出后即具有法律效力，短信通知书上的内容即是确定的，不可改变。不能认为只有纸质中标（成交）通知书才有法律效力而短信通知书只是信息通知。但在采购实践中，签订采购合同时必须附有纸质中标（成交）通知书，或者纸质中标（成交）通知书是采购合同的组成部分。

在电子化采购模式下，则不存在纸质中标（成交）通知书，通知书的发出和采购合同的签订均在电子操作系统上完成，系统发出的中标（成交）通知书起到与纸质中标（成交）通知书同样的作用。

两者具有同等法律效力

短信中标（成交）通知书与纸质中标（成交）通知书同属于书面形式，具有同等法律效力。

《合同法》第十一条“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”据此，短信中标（成交）通知书属于数据电文的一种，属于合同法上所说的“书面形式”。

国际经验也可以作为参考。联合国贸易法委员会《电子商务示范法》第二章《对数据电文的适用法律要求》第5条：数据电文的法律承认不得仅仅以某项信息采用数据电文形式为理由而否定其法律效力、有效性或可执行性。第6条“书面” (1)如法律要求信息须采用书面,则假若一项数据电文所含信息可以调取以备日后查用,即满足了该项要求。(2)无论本条第(1)款所述要求是否采取一项义务的形式,也无论法律是不是仅仅规定了信息不采用书面的后果,该款均将适用。《电子商务示范法》这两条明确规定了数据电文与其他书面形式具有同等法律效力、同样的执行力。

内容不同时两者都有效

正常情况下短信中标（成交）通知书上记载的内容与纸质中标（成交）通知书应该是相同的。

但是如果经调查后证实是短信中标（成交）通知书有错，则可以通过发出更改通知改正后，以正确的纸质中标（成交）通知书为准。

如果是纸质中标（成交）通知书有错，则应该修改纸质中标（成交）通知书，而不是当然地以纸质中标（成交）通知书为准。

当然，由于短信中标（成交）通知书与纸质中标（成交）通知书不完全相同，不能说短信中标（成交）通知书没有涉及的内容在纸质中标（成交）通知书出现了就没有法律效力。因为两者均具有同等法律效力，纸质通知书出现了短信通知书没有的内容同样具有法律效力。