打印机是政府采购的常见品目，也是党政机关、事业单位日常工作中不可或缺的办公设备，主要通过框架协议采购方式进行采购。此外，多地优先实施打印机批量集中采购。根据《政府采购品目分类目录》（财库〔2022〕31号），打印机（编码A02021000）包括A3黑白打印机、A3彩色打印机、A4黑白打印机等9个品目。

面对种类繁多的打印机产品，采购人应当如何精准匹配需求？怎么才能采购到性能好、成本低的打印机？ 

激光和喷墨打印机

是政企采购主力军

从工作原理来看，打印机首先可分为击打式和非击打式两大类。击打式打印机通过机械力量撞击色带将字符或图形转移到纸张上，针式打印机是其典型代表。针式打印机通过打印针撞击色带形成点阵字符，其独特功能在于可同时打印3联—7联纸张，在税务发票、财政票据等需要多联复写的场景中使用较多。非击打式打印机则无需物理接触，通过激光、喷墨、热敏等技术成像，激光打印机和喷墨打印机均属于此类。

“在政府采购活动中，非击打式打印机中的激光和喷墨两类采购量最大，是政企通用办公打印设备的主力军。”厦门汉印股份有限公司OA事业部总经理于国栋介绍。激光打印机采用静电成像原理，通过碳粉附着、转印再高温定影，其优势在于打印速度快、输出质量高、长期保存不易褪色，单张黑白打印成本较低，适合批量文档输出。彩色激光打印机色彩稳定性好，但设备购置及耗材成本较高。

喷墨打印机通过喷头将液态墨水喷射到纸张上成像，分为热发泡和压电两种技术路线。其在彩色输出和照片打印方面具有优势，色彩层次丰富。

此外，热敏打印机利用热敏纸遇热变色原理，常用于小票、标签等短期使用场景。

根据使用场景等采购需求

综合考量打印性能和成本

“不同预算单位的工作性质、使用场景、打印量差异显著，采购需求的侧重点也各不相同。”某市集采机构负责人说。

“机关单位日常公文打印量大，采购时首选A4黑白激光打印机。激光打印机不仅打印速度快、文本清晰，而且防水防褪色，符合档案长期保存要求。”某采购人说，“近两年，机关单位采购打印机，对信息安全的要求越来越高。设备必须兼容国产操作系统，具备网络打印权限管理功能，以防止信息泄露。”

采购人的上述要求，与近年政策导向高度一致。2025年12月，国家机关事务管理局印发的《中央行政事业单位通用办公设备（台式计算机、便携式计算机、打印机）性能指南》（国管资〔2025〕222号）明确要求，打印机应“兼容两种及以上通过安全可靠测评的桌面操作系统”，以保障使用安全。 

某市人民医院后勤科负责人介绍：“医院对于打印机的使用场景更加细分，不同部门有着不同的采购需求。例如，门诊部打印量大，选择激光打印机更为合适；住院部需要配备热敏打印机，用于打印腕带、输液标签等；检验科和药房多使用针式打印机；影像科可采购专业级喷墨打印机，用于打印大幅面图文报告等。因此，根据使用场景来选择打印机是关键。”

以2026年3月发布的北京肿瘤医院终端设备采购意向为例，该项目分别对激光打印机和针式打印机提出技术要求：激光打印机要求打印速度≥35ppm、具有自动双面打印功能；针式打印机要求24针、色带寿命≥1000万字符、打印针寿命≥4亿次，以保障医院科室的正常使用。

学校打印机采购分为三类使用场景。某师范大学采购处负责人介绍：“行政办公场景看重打印速度和双面打印功能，采购的A4打印机以激光打印机为主。教师使用场景中，主要用于打印教案和试卷。喷墨打印机对特殊符号和图表还原度高，色彩更加均匀，部分对色彩要求较高的专业，如美术、设计类等，会配备该类打印机。学生使用场景中，考试前后打印量大且打印集中，我们重点关注纸盒容量和鼓粉分离设计：大纸盒能减少加纸次数，鼓粉分离可降低单张打印成本。总之，性能好、成本低是学校采购打印机的关注重点。”